Должностная инструкция секретаря-референта

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  

        1.1. Секретарь-референт  относится   к   категории   специалистов

   предприятия, принимается и увольняется директором.

        1.2. Основными     задачами     секретаря-референта      являются

   организационные    и   документационное   обеспечение   управленческой

   деятельности.

        1.3. Секретарь-референт  подчиняется  непосредственно   директору

   предприятия.

        1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

        - законодательными актами РФ;

        - Уставом предприятия;

        - Положением о функциональных службах предприятия;

        - приказами (указаниями) руководства предприятия;

        - нормативно-методическими     материалами     по     организации

   делопроизводства;

        - настоящей должностной инструкцией.

        1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с  высшим,

   средним специальным  образованием  и стажем работы не менее 1 года или

   без стажа,   но   при   условии   прохождения   обучения   на   курсах

   секретарей-референтов.

        1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

        - перспектив  развития  предприятия,  его финансово-хозяйственной

   деятельности;

        - организации работы с документами, составления документации;

        - организации управленческого труда;

        - применение средств вычислительной и организационной техники;

        - перевода    служебной    документации   на   иностранный   язык

   коммерческого партнера;

        - культуры труда и служебной этики;

        - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

  

                                 2. ФУНКЦИИ

  

        На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

        2.1. Информационно-справочное    обслуживание    по    документам

   предприятия.

        2.2. Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией

   делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

        2.3. Документирование    деятельности    совещательных    органов

   предприятия.

        2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

        2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае

   отсутствия инспектора по персоналу).

  

                         3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

  

        Секретарь-референт должен:

        3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

   финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

        3.2. Обеспечивать прием,  учет,  регистрацию, контроль исполнения

   документов,    информационно-справочное    обслуживание   и   хранение

   документной информации.

        3.3. Контролировать     качество     подготовки,     правильность

   составления,  согласования,  утверждения документов, представляемых на

   подпись руководству предприятия.

        3.4. Осуществлять  контроль  исполнения  документов  и  поручений

   руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное

   и качественное их исполнение.

        3.5. Осуществлять  организацию  подготовки,  принятия  решения  и

   доведения  их  до  непосредственных  исполнителей.  Проводить   анализ

   справок   и  докладов,  предоставляемых  руководству,  давать  по  ним

   компетентные заключения.

        3.6. Осуществлять оперативную связь со  сторонними  организациями

   (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по

   вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

        3.7. Вести прием посетителей.

        3.8. Выполнять работу по документационному  обеспечению  кадровой

   деятельности предприятия:

        - оформление приказов по личному составу;

        - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

        - оформление трудовых книжек;

        - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

        - оформление командировочных документов;

        - оформление листов нетрудоспособности;

        - ведение табеля учета рабочего времени;

        - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

        3.9. Обеспечивать         выполнение        машинописных        и

   копировально-множительных работ.

        3.10. Использовать     ПЭВМ     как     средство    автоматизации

   документационного обеспечения предприятия.

        3.11. Проводить  ежегодный  отбор документов на архивное хранение

   или на уничтожение.

        3.12. Выполнять   отдельные   поручения  руководства  по  профилю

   финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

  

                                  4. ПРАВА

  

        Секретарь-референт имеет право:

        4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

   также объяснения  о  причинах  задержки выполнения заданий и поручений

   руководства.

        4.2. Рассматривать  документы  и  направлять  их  на   исполнение

   руководителям и специалистам предприятия.

        4.3. Требовать    от    исполнителей    доработки     документов,

   подготовленных  с  нарушением  установленных  правил  их составления и

   оформления (ГОСТ 6.38-90),  международных правил оформления документов

   (ISO).

        4.4 Визировать документы  управленческой  деятельности  в  рамках

   своей компетенции.

        4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

   документационного      обеспечения      деятельности      предприятия,

   совершенствованию форм  и  методов  управленческого  труда  на  основе

   применения электронной техники.

        4.6. Требовать от руководства  создания  нормальных  условий  для

   выполнения  служебных  обязанностей  и  сохранности  всех  документов,

   образующихся в деятельности предприятия.

        4.7. Работать    с    документами,    имеющих   гриф   "КТ"   или

   "Конфиденциально".

        4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

        4.9. Взаимодействовать   со   всеми    службами    (сотрудниками)

   предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления

   необходимой информации руководству.

  

                             5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

  

        Секретарь-референт несет ответственность за:

        5.1. Качество документов,  предоставляемых на подпись руководству

   предприятия.

        5.2. Небрежное,  халатное  отношение  к  регистрации  и   ведению

   документов.

        5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

   "Конфиденциально" или "КТ".

        5.4. Нечеткое   и    несвоевременное    выполнение    должностных

   обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

  

   

        Генеральный директор

                             ________________  __________________________

                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)

  

        Юрисконсульт

                             ________________  __________________________

                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)

  

        "__"_________ 199_ г.